Üniversite Personeline Pasaportta Dijital Dönüşüm!
Devlet üniversiteleri personelini ilgilendiren yeni bir uygulama, yeşil ve gri pasaport başvurularında devreye girdi.
Yükseköğretim Kurulu (YÖK), bu süreçlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan yenilikçi bir sistemi hayata geçirdi.
Söz konusu düzenleme ile, başvuru ve onay süreçlerinde fiziksel evrak işlemlerinin azaltılması ve bazı belgelerin ayrıca hazırlanıp göndermeye gerek kalmaması hedefleniyor.
ÜNİVERSİTELERE RESMİ YAZI YOLLANDI
YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı, 13 Kasım 2023 tarihinde devlet üniversitelerine gönderdiği resmi yazıda söz konusu uygulamanın detaylarını duyurdu.
Personel Bilgi Sistemi (PBS) kapsamındaki ‘Pasaport İşlemleri’ modülü ile üniversite çalışanlarının hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport istekleri elektronik ortamda işlenebilecek.
PASAPORT BAŞVURUSU NASIL YAPILACAK?
Yeni uygulamayı kullanacak olan üniversite personeli, pbs.yok.gov.tr adresi üzerinden Personel Bilgi Sistemi’ne giriş yapacak.
Ardından ‘Bireysel İşlemler → Pasaport Başvurusu’ bölümüne geçerek başvurularını oluşturabilecekler.
Sistem aracılığıyla yapılan talepler, öncelikle çalışanın bağlı bulunduğu üniversitenin ilgili birimince değerlendirilecek.
Eğer başvuru uygun bulunursa, yetkili amirin elektronik imzasıyla onay süreci tamamlanacak.
Onaylanan başvuru, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’ne (NVİ) elektronik ortamda iletilecek.
EK BELGE GÖNDERME ZORUNLULUĞU KALKTI
Yeni sistemin önemli yeniliklerinden biri, onaylanan başvurular için ek belge gönderim zorunluluğunun kaldırılması oldu.
YÖK’ün üniversitelere gönderdiği resmi yazıya göre, elektronik imza ile onaylanan ve NVİ’ye dijital ortamda gönderilen başvurular için ayrıca ıslak imza veya elektronik imza ile belge gönderilmeyecek.
Böylece başvuru ve onay aşamalarında ek evrak hazırlama ve gönderme işlemleri ortadan kalkmış olacak.
EMEKLİ PERSONEL DE SİSTEMDEN YARARLANACAK
Pasaport İşlemleri modülü yalnızca aktif üniversite personeli ile sınırlı kalmayacak.
Emekli çalışanların pasaport talep belgeleri de artık elektronik ortamda düzenlenebilecek.
Ayrıca, emekli olan veya istifa eden kişiler adına sistem üzerinden pasaport başvurusunda bulunmak mümkün olacak.
BAŞVURULARI İKİ FARKLI YETKİLİ İNCELEYECEK
Sistemin etkin kullanımı için üniversitelerde iki farklı yetki tanımı yapılacak.
‘Pasaport Onay Yetkilisi’, başvuruları değerlendirerek uygun olanları onaylayacak. Gerek duyulursa bu aşamada başvurular iade edilebilecek.
‘Pasaport İmza Yetkilisi’ ise onaylanan başvuruların elektronik imzasını gerçekleştirecek.
Bu süreçlerin ardından başvurular, ilgili kuruma dijital ortamda gönderilmiş olacak.
NEFES
